Polityka prywatności

1Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych zbieranych za pośrednictwem serwisu tridot.pl, formularza kontaktowego, formularza helpdesku i poczty elektronicznej jest:

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem biuro@tridot.pl lub pisemnie na adres siedziby. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych, ponieważ nie mamy takiego obowiązku (art. 37 RODO).

2Jakie dane zbieramy i skąd

Dane osobowe otrzymujemy wyłącznie wtedy, gdy ktoś sam do nas napisze lub zadzwoni. Nie prowadzimy kont użytkowników, nie stosujemy zewnętrznych narzędzi analitycznych (liczymy jedynie zbiorczą liczbę odwiedzin — § 6), a program TRIDOT nie przekazuje nam żadnych informacji.

Z formularza kontaktowego otrzymujemy:

1. imię i nazwisko,
2. służbowy adres e-mail — przyjmujemy zapytania wyłącznie z adresów w domenach urzędów i innych instytucji,
3. nazwę gminy lub urzędu,
4. treść wiadomości.

Ze zgłoszeń do pomocy technicznej (pomoc@tridot.pl, także przez formularz helpdesku) i z korespondencji e-mail otrzymujemy dane podane w wiadomości, w szczególności imię i nazwisko, nazwę urzędu, służbowy adres e-mail, opcjonalnie służbowy numer telefonu oraz opis sprawy. Formularze w serwisie nie zapisują treści w bazie ani w plikach na naszym serwerze — po wysłaniu serwer przekazuje ją jako wiadomość e-mail (z technicznej skrzynki formularz@tridot.pl) na nasze skrzynki biuro@tridot.pl lub pomoc@tridot.pl, utrzymywane przez dostawcę hostingu (§ 8). Państwa adres e-mail ustawiamy jako adres do odpowiedzi.

Aby chronić formularze przed masową wysyłką, serwer zapisuje przez nie dłużej niż 24 godziny czas wysłania formularza i jednokierunkowy skrót kryptograficzny adresu IP (bez samego adresu IP, bez treści wiadomości). Skrótu nie da się użyć do ustalenia adresu i nie łączymy go z innymi danymi. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes — bezpieczeństwo serwisu).

Przy zawieraniu i wykonywaniu umowy licencyjnej z urzędem przetwarzamy dane osób reprezentujących urząd oraz osób wskazanych do kontaktu (imię i nazwisko, stanowisko, służbowe dane kontaktowe). Źródłem tych danych jest urząd.

3Cel i podstawa prawna przetwarzania

1. Odpowiedź na zapytanie, przesłanie oferty i udostępnienie wersji testowej po weryfikacji urzędu — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym prawnie uzasadnionym interesem jest prowadzenie korespondencji z instytucjami zainteresowanymi programem. Osoba, która do nas pisze, działa zwykle w imieniu urzędu i nie jest stroną umowy, dlatego nie opieramy się na art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
2. Obsługa zgłoszeń pomocy technicznej i zgłoszeń podatności bezpieczeństwa — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na realizacji umowy licencyjnej zawartej z urzędem, kontakcie z jego pracownikami i usuwaniu błędów programu).
3. Zawarcie i wykonanie umowy oraz wystawienie faktury — art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie danych strony umowy oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami podatkowymi i rachunkowymi.
4. Rozpatrywanie reklamacji dotyczących działania serwisu tridot.pl — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
5. Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez nich nie możemy odpowiedzieć na wiadomość ani obsłużyć zgłoszenia. Nie profilujemy osób i nie podejmujemy wobec nich decyzji w sposób zautomatyzowany.

4Jak długo przechowujemy dane

1. Korespondencja z zapytaniami i zgłoszeniami: do zakończenia sprawy, a następnie do 1 roku na wypadek pytań uzupełniających.
2. Dane związane z umową: przez czas jej obowiązywania, a następnie przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi (co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku).
3. Dane potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń: do upływu okresu ich przedawnienia.

Nie przechowujemy żadnych danych wprowadzanych przez urzędy do programu TRIDOT.

5Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO przysługuje Państwu prawo do:

1. dostępu do danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
2. sprostowania nieprawidłowych danych (art. 16 RODO),
3. usunięcia danych (art. 17 RODO),
4. ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
5. przenoszenia danych — w zakresie danych przetwarzanych na podstawie umowy i w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO),
6. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO),
7. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Aby skorzystać z tych praw, prosimy o kontakt: biuro@tridot.pl. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania żądania (art. 12 ust. 3 RODO).

6Pliki cookies i dane techniczne

Serwis tridot.pl nie używa plików cookies ani podobnych technologii (np. localStorage), nie korzysta z zewnętrznych narzędzi analitycznych (np. Google Analytics), nie wyświetla reklam i nie prowadzi profilowania. Nie pobiera też zasobów z serwerów innych firm — czcionki, skrypty i grafiki są przechowywane na naszym serwerze. Z tego powodu serwis nie wyświetla baneru o cookies i nie prosi o zgodę, o której mowa w art. 173 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej.

Serwer, na którym działa serwis, automatycznie zapisuje w dziennikach (logach) standardowe dane techniczne połączenia: adres IP, datę i godzinę, adres żądanej podstrony, kod odpowiedzi oraz informacje o przeglądarce i systemie. Służą one wyłącznie do zapewnienia bezpieczeństwa, wykrywania nadużyć i prawidłowego działania serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dzienniki przechowuje dostawca hostingu przez okres wynikający z jego konfiguracji, nie dłużej niż to konieczne do tych celów; nie łączymy ich z danymi z formularzy.

Aby wiedzieć, ile osób odwiedza serwis, korzystamy z własnego, prostego licznika odwiedzin działającego na naszym serwerze. Po wczytaniu podstrony przeglądarka wysyła na nasz serwer adres tej podstrony i domenę strony, z której nastąpiło przejście. Licznik nie zapisuje niczego na urządzeniu użytkownika i nie zapisuje adresu IP. Aby policzyć unikalnych odwiedzających w danym dniu, serwer tworzy jednokierunkowy skrót (adres IP, przeglądarka i data, zaszyfrowane tajnym kluczem), którego nie da się odwrócić ani powiązać z wizytami w innych dniach; skróty są usuwane po 2 dniach. Przechowujemy wyłącznie zbiorcze liczby: odsłony podstron, źródła wejść (np. „Google”) i typ urządzenia (komputer lub telefon). Dane te nie trafiają do innych firm i służą wyłącznie do oceny zainteresowania serwisem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Serwis jest dostępny wyłącznie przez szyfrowane połączenie HTTPS.

7Program TRIDOT a dane urzędu

Urząd jest jedynym administratorem danych wprowadzanych do programu. Oznacza to w szczególności, że:

1. informacje o zasobach, siłach i środkach oraz obiektach pozostają pod kontrolą urzędu,
2. program nie łączy się z internetem, więc dane nie mogą wyciec przez serwery producenta,
3. do korzystania z programu nie jest potrzebna umowa powierzenia przetwarzania danych,
4. urząd sam decyduje o kopiach zapasowych, archiwizacji i dostępie do danych.

Szczegółowe informacje dla urzędu i jego inspektora ochrony danych znajdują się na stronie RODO i umowa powierzenia — informacje dla IOD.

8Odbiorcy danych, hosting i poczta elektroniczna

Nie sprzedajemy danych osobowych i nie udostępniamy ich innym podmiotom w celach marketingowych. Dane mogą otrzymać wyłącznie:

1. dostawca usług hostingu i poczty elektronicznej — serwis tridot.pl oraz skrzynki biuro@tridot.pl i pomoc@tridot.pl są utrzymywane na serwerach tego dostawcy, więc każda wiadomość do nas i od nas przechodzi przez jego infrastrukturę; dostawca przetwarza dane wyłącznie na nasze polecenie, na podstawie zawartej z nami umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych nr DPA-2026-9793 (art. 28 RODO),
2. podmioty świadczące usługi księgowe — w zakresie danych związanych z umową i fakturą,
3. operatorzy pocztowi i kurierzy — przy wysyłce pakietu z programem na adres urzędu,
4. organy publiczne — gdy obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Dane są przetwarzane na serwerach zlokalizowanych w Unii Europejskiej. Nie przekazujemy danych osobowych do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych. Jeżeli nadawca wiadomości korzysta z poczty dostawcy spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, przekazanie następuje z inicjatywy nadawcy, poza naszą kontrolą.

9Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do zakresu przetwarzanych danych: szyfrowane połączenie z serwisem (HTTPS) i z pocztą (TLS), ograniczenie dostępu do korespondencji do osób upoważnionych, nagłówki bezpieczeństwa serwisu oraz umowę powierzenia z dostawcą hostingu. Formularze nie przechowują treści wiadomości na serwerze; wiadomości z formularzy są wysyłane szyfrowanym połączeniem (TLS) do naszych skrzynek. Prosimy nie przesyłać nam danych osobowych mieszkańców ani plików projektów z programu TRIDOT.

10Kontakt i zmiany polityki

O zmianach niniejszej Polityki informujemy, aktualizując ją na tej stronie wraz z datą ostatniej aktualizacji. Zasady korzystania z serwisu opisuje Regulamin serwisu tridot.pl.